Procedure là gì? Trong tiếng Anh Procedure được hiểu với nghĩa là quy trình hoạt động cụ thể nào đó. Quy trình này bao gồm, quy trình đầu vào và đầu ra hiện nay. Quy trình này còn được hiểu với khái niệm xây dựng cách thức biến đầu vào thành đầu ra.
Những từ ngữ tiếng Anh hiện nay đều có thể dễ dàng được dịch được từ công cụ hỗ trợ. Tuy nhiên, biết nghĩ về từ ngữ và hiểu được từ ngữ đó là điều không hề giống nhau. Ví dụ như từ Procedure, có thể hiểu với nghĩa là quy trình. Thế nhưng, tùy thuộc vào những ngữ cảnh khác nhau. Từ Procedure sẽ có nhiều cách hiểu khác nhau. Chúng ta thường gặp từ ngữ này xuất hiện nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh hay vạn chuyển hàng hóa.Vậy Procedure là gì?
Procedure là gì?
Procedure chính là quy trình cụ thể tiến hành một hoạt động với mục đích nhất định được đề xuất ngay từ ban đầu. Quy trình xác định đầu vào và đầu ra, bao gồm cả hình thức biến đầu vào thành đầu ra, với những công việc cụ thể nhất. Bao gồm cụ thể, người thực hiện, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào là hợp lý. Quy trình đó có thể lạp thành văn bản hoặc có thể không cần thiết. Điều đó phụ thuộc nhiều vào người quản lý quy trình đưa ra quyết định.
Nếu hiểu một cách đơn giản hơn, quy trình chính là phương pháp để người quản lý hay lãnh đạo thiết lập nên để tạo thành nhiệm vụ. Quy trình cần phải được diễn ra theo một trình tự nhất định.
Đặc điểm của quy trình cần có:
Quy trình chính thức cho hoạt động kinh doanh của một đơn vị doanh nghiệp thường không có nhiều thay đổi. Nó được thực hiện theo một thứ tự nhất định để tạo được kết quả cuối cùng được thực hiện chuẩn hóa và nhất quán nhất.
Đặc điểm cần có của một quy trình làm việc chính là tính trung thực, chính xác và rõ ràng nhất. Đặc tính của quy trình mang tính hướng dẫn và độ chính xác cao.
Vì sao doanh nghiệp cần phải có qui trình?
Đối với doanh nghiệp
Công ty có quy mô hoạt động lớn hay nhỏ cũng cần đến quy trình làm việc cụ thể. Quy trình càng chặt chẽ và mang tính thực tế cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, khi làm việc có quy trình, mọi cơ cấu tổ chức công việc sẽ diễn ra đúng trật tự. Đồng thời nó còn hạn chế rủi ro tuyệt đối cho khách hàng lẫn doanh nghiệp nếu có sai sót diễn ra.
Đối với nhân viên
Thực hiện quy trình làm việc đúng với yêu cầu của cơ quan, doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên có thêm kiến thức và kỹ năng làm việc hiệu quả hơn. Quy trình sẽ giúp nhân viên biết rõ được phận sự công việc của mình là gì? Cần thực hiện những bước nào để hoàn thành đúng tiến độ công việc. Nói một cách nôm na thì quy trình làm việc chính là tiêu chuẩn cụ thể để dẫn đến hành động. Điều đó rút ngắn thời gian hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
Có mấy loại quy trình làm việc
Có hai loại quy trình giành cho một doanh nghiệp nhất định. Tuy nhiên, tùy thuộc vào định hướng phát triển và cơ cấu tổ chức hoạt động doanh nghiệp khác nhau, sẽ có nhiều hơn hai loại quy trình cơ bản này.
Thứ nhất: Quy trình cơ bản:
Mang tính chất là hướng dẫn công việc, vạch ra những bước đi chính thức. Kèm theo hồ sơ minh họa để nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ các bước cũng như tuần tự thực hiện.
Thứ hai: Quy trình cấp quản lý
Quy trình được thành lập nhằm mục đích giúp cấc quản lí kiểm soát được tiến độ cũng như chất lượng công việc được thực hiện có đúng yêu cầu hay không?
Phân biệt quá trình và qui trình
Nhiều người nhầm lẫn giữa quy trình và quá trình hiện nay khi kinh doanh. Điều đó, tạo nên những hạn chế nhất định kết quả công việc bị trì trệ kéo dài và dẫn đế hao hut tài chính. Bạn nên hiểu rõ, quy trình là phương pháp cụ thể được lập ra để hoàn thành quá trình công việc. Quy trình thường được biểu đạt cụ thể thông qua văn bản.
Còn quá trình chính là, là tập hợp nhiều quy trình nhỏ, bao gồm những tương tác nhất định để biến đổi đầu vào thành đầu ra. Nói cách khác quy trình là phương pháp thực hiện, còn quá trình là hoạt động cụ thể để thực hiện quy trình đó.
Quy trình mang tính chi tiết, thường được dùng vào mục đích lưu trữ hồ sơ. Nó giống như cơ sở để triển khai công việc để phối hợp với các phòng ban quản lý. Quy trình đề cao sự rõ ràng, cụ thể và minh bạch nhất. Nó quy định chi tiết công việc của mỗi người cần làm gì, thực hiện những điều gì, các bước tiến hành cụ thể, lưu thông tin ở đâu và cách lưu như thế nào?
Xây dựng quy trình doanh nghiệp lớn và nhỏ?
Doanh nghiệp càng lớn càng đòi hỏi cao hơn về quy trình làm việc chi tiết và có sự ổn định cao. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp thường rất chú trọng xây dựng cả hai quy trình cơ bản và quy trình nâng cao. Tuy nhiên để quy trình phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng từ nền tảng cơ bản trước. Khi chứng minh được quy trình cơ bản áp dụng phù hợp với định hướng hoạt động doanh nghiệp thì lúc này mới bắt đầu triển khai quy trình quản lý.
Quy trình quản lý thường hướng đến yếu tố hành chính, giấy tờ và biên bản nhiều hơn. Để tránh sai sót và xung đột giữa các phòng ban của những doanh nghiệp lớn hàng trăm nhân viên, cần có quy trình cụ thể thì càng tốt.
Với những doanh nghiệp nhỏ dưới 30 người trở xuống, chưa có nhiều phòng ban. Quy trình làm việc cần nhanh gọn, linh hoạt và dễ hiểu, dễ nhớ và dễ thực hiện. Mục đích làm thế nào để nhân sự có thể hiểu, ghi nhớ và làm đúng với những quy trình đã được công bố từ trước. Từ cơ sở đó, doanh nghiệp có thể lập mục tiêu đo lường kết quả từ quy trình mang lại. Nếu quy trình không đạt hiệu quả cao có thể nghiên cứu, tìm ra nút thắt để gỡ rối. Từ đó, rút kinh nghiệm xây dựng quy trình mới chất lượng hơn
Kết luận
Một số nội dung cơ bản để giới thiệu đến bạn quy trình cụ thể doanh nghiệp cần có. Hy vọng, với những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết này đã giúp bạn phân biệt được sự khác nhau giữa aquy trình và quá trình. Thông qua đó, đưa ra câu trả lời cho câu hỏi Procedure là gì? Mong rằng, bạn viết này đã cập nhật được những thông tin hữu ích mà bạn cần hiện nay.